【ビジネス書要約】中川邦夫/ドキュメント・コミュニケーションの全体観　資料作りを体系化する

今回の書籍

今回の書籍テーマは『ドキュメント・コミュニケーションの全体観』です。
上下巻の構成です。
上巻が「原則と手順」となっており、下巻が「技法と試合運び」です。

ドキュメントコミュニケーションのベースとなるのが上巻
具体的な進め方としてのHow toが下巻
という立ち位置です。

考え方を知るのであれば、問題解決の全体感を読んでください。

考え方のベースは「問題解決思考」です。
これはロジカルシンキングという考え方が問題解決のためにあるということであり、日々のルーティンの様な業務も問題解決を伴うことを知っておく必要があります。

詳しくはこちらの記事を読んでいただけるとわかります。

本書の構成

本書の構成は以下です。目次をもとに作成しています。
「序章～手順」が上巻であり、「技法～試合運び」が下巻に収録されています。

今回のご紹介では原則と手順(上巻)を中心に説明していきます。
ぜひ、学びの本格的な内容を知りたい方は読んでみてください。
※ちなみに下巻だけ読んでも自分のものにはならないと思います。どちらかだけ読むなら断然上巻だけをオススメいたします。

ドキュメントコミュニケーションの原則

原則は以下です。

• 解・動・早
• 問題解決コミュニケーション
• スタンドアローン

それぞれ解説していきます。

解・動・早

これは帯にもなっているのですが、「解っていただく」「動いていただく」「できるだけ早く」というドキュメントコミュニケーションの大原則です。

[上司への報告資料]
上司に理解してもらう
上司に組織体制を変更してもらう
上司にはなるべく早く変更してもらう

[顧客への提案資料]
顧客に理解してもらう
顧客に提案を受け入れてもらう
顧客にはなるべく早く注文をしてもらう

ぱっと考えてもこの原則は大体において、当てはまるでしょう。
実際、早くというのはタイミングが異なるかもしれませんが、なるべく早くやっていただくということは共通でしょう。

問題解決コミュニケーション

ドキュメントはどれも問題解決のコミュニケーションだとこの書籍では言います。
また、この問題解決は５つの種類に分けられます。

• Trouble対応型
• Problem解決型
• Potential Risk回避型
• Improvement Opportunity追求型
• Theme回答型

「Trouble対応型 」と「Problem解決型」はいわゆる顕在化している問題を解決するものです。わかりやすいのはこちらの問題解決でしょう。

一方で、「Potential Risk回避型」「Improvement Opportunity追求型」は潜在的な問題を発見するところから始めるものです。

そして、「Theme回答型 」はすべてにテーマが横たわっているものです。
この問題解決をするものという意識が非常に重要です。

単なるトラブル状況を報告しても事態は何ら解決しない

単なる活動内容の報告では、ほとんど注意を払ってもらえない。評価もされない。

社員は結果の説明だけでは納得しないことがある。本気で取り組まないことがある。

顧客は商品やサービスの売込みばかりではうんざりしやすい。そして、提案書が通る確率は低くなる

書籍から引用

スタンドアローン

ドキュメントの大きな特徴は、よい意味でも悪い意味でも独り歩きしてしまう(スタンドアローン)ということです。

口頭説明を伴わない場面として、「その場にいない決裁者」「提案を後日見直す」などと考えれば、当然こういった状況になることが想定できるでしょう。

手順

そして、この原則を使ってどのように取り組むのかを手順として書籍では解説しています。
ここは核となる部分であり、最も学びが大きいのですが一部を解説すると以下のループをひたすらにやっていくことになります。

その中でも「ストーリー作り」が非常に重要となります。
このストーリーのつくり方をするのには以下の「空・雨・傘」のストーリーが推奨されています。

空・雨・傘

有名なフレームワークなので知っている方も多いかもしれません。以下のように考える思考パターンのことを指します。

1. 空を見上げたら雲行きが怪しい(状況・事実)
2. 雨がきそうかと予測する(解釈・予測)
3. 傘を持っていこう(対策)

このようにストーリーがないと以下のようになります。

雲が多いですね・・
→それが何か？

雨が降っているーーー
→それはわかっているから傘かカッパを持ってきてよ

あなたは傘を持って行った方がいいですよ！！
→なんで？？

実際はこの例では察しがつくと思いますが、「傘だけを売ったら売り込み」「雨だけを伝えたら解決策を教えろと言われ」「雲のある事実だけ伝えても価値がない」と考えれば意味はわかると思います。

この空雨傘を作るために陥っている例を出されるのですが、私も心当たりがありすぎて反省をしまくりました・・・・

まとめ

実際に書類づくりが苦手と思っている方はぜひ読んでみて下さい。
この記事をまとめると以下です。

1. 原則は「解・動・早」
2. 問題解決コミュニケーションを常に意識する
3. ４つの手順を守るべし
4. ストーリーは「空・雨・傘」

この記事で解説したのは上巻の一部です。
取り組むときには下巻にテクニックがふんだんに盛り込まれています。

特にドキュメントの最後に「HTD(How To Do)」を入れるという内容があります。
知っているが目から鱗という内容になります。具体的に意思決定をどのように示すかなどが非常に参考になりました。